Agence emailing Klaviyo : accès, rôles et permissions à ouvrir

Avant de confier Klaviyo à une agence emailing, la marque doit décider quels accès ouvrir, à qui, et avec quel rôle. Klaviyo documente l'ajout d'utilisateurs, les rôles disponibles et un journal des modifications. Cet article reprend ces pages avec leur périmètre exact, puis liste ce qui se règle côté marque avant le BFCM.

TL;DR. Dans un compte Klaviyo standard, les Owners et Admins peuvent ajouter ou retirer des utilisateurs et changer leurs rôles, comme les utilisateurs dont le rôle personnalisé inclut la permission de modifier la gestion des utilisateurs. Huit rôles statiques existent : Owner, Admin, Manager, Analyst, Campaign Coordinator, Content Creator, Support et Social Media Manager. Parmi les rôles statiques, Owner, Admin et Manager sont ceux qui créent des flows et modifient leurs déclencheurs et filtres. À notre avis, le rôle se choisit selon la mission confiée.

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Cet article s'inscrit dans notre guide BFCM Klaviyo, qui couvre la préparation de la saison.

Le périmètre des pages Klaviyo

Trois périmètres coexistent, et les pages ne se généralisent pas de l'un à l'autre. La page d'ajout d'utilisateurs précise qu'elle concerne les utilisateurs qui ne sont pas l'Owner dans un compte Klaviyo standard, et renvoie vers d'autres articles pour le transfert de propriété et pour les utilisateurs d'un portfolio (Klaviyo, how to add or delete users and manage permissions). La page de référence des rôles statiques traite les permissions des utilisateurs d'un compte et renvoie ailleurs pour les rôles de portfolio (Klaviyo, user management and privileges reference for static user roles). Une troisième page décrit les rôles au niveau d'une organisation, avec des rôles distincts (Klaviyo, understanding user roles for organizations).

Ce qui suit concerne le compte standard. Les rôles d'organisation (Super Admin, Analyst et rôles personnalisés) relèvent d'un autre cadre : lisez cette page à part si votre structure en dépend.

Qui peut ajouter un utilisateur

Selon la page d'ajout, les Owners et Admins peuvent ajouter ou retirer des utilisateurs et changer leurs rôles. Les utilisateurs dotés d'un rôle personnalisé qui inclut la permission de modifier la gestion des utilisateurs le peuvent aussi. La page de référence confirme que, parmi les rôles statiques, seuls les Owners et les Admins peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs.

Les rôles personnalisés ont leurs propres permissions, et la disponibilité des fonctions dépend aussi du plan du compte, des intégrations et de la résidence des données.

Ajouter un utilisateur pas à pas

Les étapes décrites par la page :

1. Cliquer sur le nom du compte en bas à gauche, puis Settings > Users.
2. Cliquer sur Add new user et saisir l'adresse email.
3. Choisir une langue : pour un nouvel utilisateur, elle fixe la langue de l'invitation et de son expérience personnelle.
4. Sous User Role, choisir un rôle personnalisé créé pour le compte ou l'un des sept rôles standards proposés : Admin, Manager, Analyst, Support, Campaign Coordinator, Content Creator, Social Media Manager.
5. Cliquer sur Add User.

L'utilisateur reçoit un email de l'équipe Support de Klaviyo. Les liens d'invitation expirent après 24 heures : on renvoie l'invitation depuis Settings > Users (onglet Active users si la page en affiche), menu à trois points, Resend Invites.

Retirer un utilisateur, SSO et changement de rôle

La page indique qu'on ne peut pas se supprimer soi-même ni supprimer l'Owner : pour retirer un Owner, il faut d'abord transférer la propriété du compte. Depuis Settings > Users, Delete user s'applique à un utilisateur qui a terminé sa configuration, Cancel invite à une invitation en attente. Si le compte gère ses utilisateurs par SCIM via un fournisseur d'identité, il faut retirer l'utilisateur dans ce fournisseur avant de le supprimer dans Klaviyo.

Pour changer un rôle, on ouvre l'utilisateur dans Settings > Users, on choisit le nouveau rôle sous User Role, puis Update. Si le compte utilise le SSO avec provisionnement juste-à-temps ou SCIM, le rôle se change dans le fournisseur d'identité, sauf pour les utilisateurs de la liste d'exception SSO.

Ce que les huit rôles statiques permettent

La page de référence décrit un seul Owner par compte. Il accède à tout, peut modifier et fermer le compte, créer des clés d'API privées et modifier la page Domains. L'Admin a un accès complet, peut ajouter ou supprimer des utilisateurs, annuler un abonnement payant et créer des clés d'API privées, mais ne peut pas fermer entièrement le compte.

Les autres rôles sont plus restreints :

1. Manager : accès aux fonctions principales, avec des limites sur les flows, les listes, les segments et l'analytique. Il ne peut pas modifier ni supprimer des utilisateurs, ni exporter l'activité des destinataires ou des adresses.
2. Analyst : accès à l'analytique, aux segments et aux rapports. Sur les flows, il ne peut que voir et exporter l'analytique et prévisualiser les messages.
3. Campaign Coordinator : crée et envoie des campagnes, crée et modifie des templates. Sur les flows, il ne modifie que le nom, le tag et le contenu des messages, et prévisualise.
4. Content Creator : crée et modifie des templates. Il ne peut ni programmer ni envoyer de campagne.
5. Support : répond aux clients dans le Helpdesk et consulte les profils.
6. Social Media Manager : gère le contenu social, avec accès aux médias et à l'analytique.

Rôles et flows : ce que dit le tableau

Le tableau des permissions de flows est le plus utile pour une mission d'emailing. Créer, cloner et supprimer un flow, modifier ses déclencheurs et filtres, ses réglages de message, ses composants et le statut des actions sont ouverts à l'Owner, à l'Admin et au Manager. Campaign Coordinator et Content Creator peuvent modifier le contenu des messages et les détails du flow. L'Analyst peut voir et exporter l'analytique des flows.

Pour la facturation, le tableau des réglages place la fermeture du compte à l'Owner seul, et l'annulation du plan à l'Owner et à l'Admin. Le Manager peut consulter l'aperçu de facturation et mettre à niveau le plan.

À notre avis : quel rôle selon la mission

Les lectures qui suivent sont de Deliver, pas de Klaviyo.

À notre avis, la question à poser est celle de la mission : qui doit faire quoi dans le compte. Une mission de création de campagnes et de templates correspond aux permissions du Campaign Coordinator ; une mission qui inclut la construction ou la modification de flows, de leurs déclencheurs et de leurs filtres exige, selon le tableau, un rôle Owner, Admin ou Manager, ou un rôle personnalisé dont nous n'avons pas relu le détail ici. Une mission d'audit en lecture correspond plutôt à l'Analyst.

Ce choix dépend de la marque et du périmètre du contrat. Pour comparer les prestataires, notre article sur les critères pour choisir une agence Klaviyo donne une grille, et notre page agence Klaviyo décrit notre accompagnement. Pour une approche plus large de l'emailing, voyez notre agence email marketing.

Tracer les modifications : le journal d'activité

Klaviyo propose un journal d'activité, dans Settings > General > Activity log, qui liste les actions de modification enregistrées : utilisateur, action et heure (Klaviyo, understanding the activity log). Il est réservé aux Owners, Admins et Managers, ainsi qu'aux utilisateurs dont un rôle personnalisé inclut l'accès en vue aux réglages du compte ou à la gestion des utilisateurs. Les données sont disponibles à partir du 11 novembre 2025.

On peut filtrer par utilisateur, rôle, action et période (par défaut la dernière semaine), et télécharger la page courante en CSV. À notre avis, ce journal sert à vérifier après coup qui a modifié un flow ou une campagne, par exemple pendant le BFCM. Notre article sur les erreurs Klaviyo en audit complète ce contrôle.

À régler côté marque avant le BFCM

Ces points sont des conseils de Deliver.

1. Identifier l'Owner du compte et confirmer qu'il reste à la marque.
2. Lister les tâches confiées : campagnes, templates, flows, rapports.
3. Choisir pour chaque personne le rôle qui couvre ces tâches.
4. Prévoir le délai d'invitation : le lien expire après 24 heures.
5. Vérifier qui peut accéder au journal d'activité.
6. Écrire la date de fin d'accès prévue et la personne qui retirera l'utilisateur.

FAQ

Qui peut ajouter un utilisateur dans Klaviyo ?

Dans un compte standard, les Owners et Admins, ainsi que les utilisateurs dont un rôle personnalisé inclut la permission de modifier la gestion des utilisateurs.

Combien de temps l'invitation reste-t-elle valable ?

Les liens expirent après 24 heures. On peut renvoyer l'invitation depuis la page des utilisateurs.

Quel rôle permet de modifier les déclencheurs et filtres d'un flow ?

Selon le tableau de la page de référence : l'Owner, l'Admin et le Manager.

Les rôles d'organisation sont-ils les mêmes que ceux d'un compte ?

Non. La page des rôles d'organisation décrit des rôles distincts, comme Super Admin et Analyst au niveau de l'organisation.

Un regard extérieur sur vos accès Klaviyo ? Nous faisons des audits de préparation Q4, ou vous pouvez échanger directement avec l'équipe Deliver.