Statuts de flow Klaviyo : programmer l'activation du BFCM

Un flow lié à une opération commerciale a un début et une fin. Klaviyo permet de les inscrire à l'avance : le statut d'un flow peut changer à une date et une heure choisies. Cet article explique ce que font les trois statuts, comment programmer le changement, ce que devient la file de validation manuelle, et ce que la documentation ne dit pas.

TL;DR. Dans Klaviyo, un message de flow est en Draft, Manual ou Live. Draft ne met personne en file, Manual met les profils en file Needs Review sans rien envoyer automatiquement, et seul Live envoie automatiquement. Le statut de toutes les actions d'un flow se change d'un coup, tout de suite ou à une date programmée, avec au moins 5 minutes entre deux changements. La programmation n'est pas disponible pour les flows déclenchés par une propriété de date. Quand un message repasse de Manual à Live, les profils déjà en Needs Review ne reçoivent rien automatiquement. À notre avis, ces réglages se testent avant le BFCM sur un flow de test.

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Trois statuts, trois comportements

Les pages de Klaviyo décrivent le comportement de chaque statut pour un message et pour l'ensemble d'un flow (Klaviyo, changer ou programmer les statuts d'un flow ; Klaviyo, comprendre le parcours des contacts dans un flow).

Deux détails comptent pour une opération. Pour Manual, la page donne l'exemple d'un premier message en Manual, suivi d'un délai de 3 jours puis d'un second message : le profil reçoit le second après 3 jours, même si le premier n'a pas été envoyé à la main. Et pour planifier un profil tout en attendant indéfiniment avant d'envoyer, la page indique de choisir Manual.

La page sur les changements en masse ajoute que, pour un flow entièrement en Manual, les messages et les autres actions demandent une approbation avant d'être envoyés ou exécutés, les profils avançant selon les délais (Klaviyo, changer ou programmer les statuts d'un flow).

Changer le statut de tout le flow d'un coup

Dans le constructeur de flow, un bouton en haut à droite, Review and turn on ou Update status, change le statut de toutes les actions existantes à la fois. Klaviyo cite trois statuts possibles : Draft, Manual ou Live. Avec Review and turn on, seuls Manual et Live sont proposés.

Si le choix Flow status options s'affiche, on décide entre mettre à jour tout de suite et programmer. Pour programmer, on choisit une date, une heure et un fuseau, puis on enregistre. Un plan gratuit en dépassement de sa limite de profils actifs ne peut ni envoyer d'emails ni mettre des emails de flow en Live avant de repasser sous cette limite (Klaviyo, changer ou programmer les statuts d'un flow).

Les règles de la programmation

La page de Klaviyo fixe les limites de la programmation :

• plusieurs changements peuvent être programmés à des dates et des heures différentes ;
• deux changements doivent être espacés d'au moins 5 minutes, sinon ils ne peuvent pas être enregistrés ;
• un changement programmé se modifie ou se supprime avec le menu à trois points du panneau de statut, et un nouveau s'ajoute avec Add status change ;
• les changements à venir apparaissent dans l'onglet Flows, sous le statut actuel du flow ;
• l'icône d'historique du flow permet de revoir les changements passés ;
• la programmation n'est pas disponible pour les flows déclenchés par une propriété de date.

Ce dernier point concerne les flows comme celui de notre article sur le flow d'anniversaire, déclenché par une propriété de date : le changement de leur statut ne peut pas être programmé.

Trois usages pour le BFCM

La page de Klaviyo donne trois exemples de programmation : mettre en ligne un flow pour un événement promotionnel et le repasser en Draft à la fin, remplacer un ancien flow par un nouveau à un moment précis, et passer temporairement un flow en Manual pendant la maintenance d'une boutique. Pour un BFCM, cela donne les usages suivants, avec nos conseils.

Un flow d'opération, du lancement à la fin. À notre avis, deux changements programmés (un passage en Live avant l'ouverture, un passage en Draft après la clôture) évitent qu'un message « Black Friday » parte encore en janvier. Notre article sur la liste d'attente Black Friday recommande déjà de repasser le message en Draft à la fin de l'opération. Les pages consultées indiquent que Draft et Manual mettent tous deux l'envoi en pause, et que les profils déjà entrés dans un flow sautent les messages en Draft. Elles ne détaillent pas le cas d'un profil déjà en Waiting sur ce message précis : à tester sur un flow de test avant de s'y fier.

Remplacer un flow. À notre avis, mieux vaut programmer la bascule d'un ancien flow vers sa version BFCM, en passant l'ancien en Draft et le nouveau en Live à la même heure, que de modifier un flow actif quelques jours avant le pic. Notre guide des flows de dernière minute détaille pourquoi un flow actif ne rattrape personne.

Mettre un flow en Manual pendant une maintenance. Les profils qui entrent pendant la maintenance s'accumulent en Needs Review, puis le flow repasse en Live à l'heure prévue. À notre avis, la règle décrite plus bas pour un message seul vaut aussi après ce retour programmé : les profils de la file ne partent pas tout seuls. La page sur les changements en masse ne détaille pas ce cas, à vérifier sur un flow de test.

La file Needs Review

Un message en Manual est actif dans le flow mais rien ne part automatiquement à l'heure d'envoi : chaque destinataire passe dans l'onglet Needs Review (Klaviyo, envoyer manuellement des messages de flow). Pour compter les profils en attente, on ouvre le message, puis Show Analytics. Pour les voir, on passe par View details, l'onglet Recipient activity, puis Needs Review.

Chaque profil se prévisualise, s'envoie ou s'annule individuellement. Les boutons Send All et Cancel All s'appliquent à tous les profils en Needs Review, quelle que soit la période affichée. Avant l'envoi, Klaviyo vérifie si les destinataires répondent encore aux filtres du message, et saute ceux qui n'y répondent plus.

Un point demande de l'attention : quand un message passe de Manual à Live, les profils de l'onglet Waiting le reçoivent automatiquement à l'heure d'envoi, mais ceux de Needs Review y restent tant que vous n'agissez pas. La page sur la pause d'un message le confirme : si l'on repasse en Live un message mis en Manual, les profils déjà en Needs Review ne le reçoivent pas automatiquement, il faut les relire et les envoyer à la main (Klaviyo, mettre en pause un message de flow).

À notre avis, avant un Send All tardif, on relit le contenu : la page de parcours indique qu'un flow utilise la version du message en vigueur au moment de l'envoi, y compris pour les profils en Needs Review (Klaviyo, comprendre le parcours des contacts dans un flow). Une offre expirée dans la file se supprime avec Cancel All plutôt qu'avec un envoi tardif.

Mettre un seul message en pause

Pour suspendre un message qui part en ce moment, on change son statut dans le menu déroulant de sa carte, dans la page du flow (Klaviyo, mettre en pause un message de flow). La page ne vise que les messages actuellement Live, et renvoie à la mise à jour en masse pour suspendre tout un flow.

Les deux statuts suspendent l'envoi. Draft évite aussi de mettre les contacts en file, alors que Manual continue à les mettre en file, avec la possibilité de les envoyer plus tard. La page recommande Manual si l'on veut envoyer ces messages ensuite.

Ce que le statut ne change pas

Trois règles de la page de parcours aident à ne pas se tromper quand on modifie un flow actif avant le pic :

• un délai modifié ne reprogramme pas les profils déjà en Waiting, comme le décrit notre article sur les flows de dernière minute ;
• une étape ajoutée à un flow actif est planifiée automatiquement pour les profils qui se trouvent encore à une étape précédente, mais pas pour ceux qui sont déjà sortis ;
• supprimer une étape fait passer les profils en attente à l'étape suivante, sauf pour un split : un profil qui attend à l'intérieur d'un split, ou d'une branche de split, supprimé sort du flow.

Pour conserver les données d'un email ou d'un SMS sans le supprimer, la page indique qu'on peut passer le message en Draft.

Checklist avant le BFCM

Ces points sont des conseils de Deliver.

1. Chaque flow de l'opération a un statut de départ et un statut de fin, programmés avec fuseau et heure.
2. Les flows déclenchés par une propriété de date, qui ne se programment pas, ont un rappel manuel.
3. Deux changements programmés sont espacés d'au moins 5 minutes.
4. Le flow de test a servi à vérifier le comportement des profils déjà en attente au passage en Draft, et celui de la file Needs Review au retour en Live.
5. Les messages en Manual sont relus avant tout Send All, et la file est vidée avant la fin de l'opération.
6. Les flows dont les délais ou les étapes changent sont modifiés avant le pic, pas pendant.
7. L'historique du flow est consulté après chaque changement pour vérifier qu'il s'est bien produit.

FAQ

Peut-on programmer le passage d'un flow en Live et en Draft ?

Oui, dans le constructeur de flow, avec une date, une heure et un fuseau, et au moins 5 minutes entre deux changements. La programmation n'est pas disponible pour les flows déclenchés par une propriété de date.

Quelle différence entre Draft et Manual pour un message de flow ?

Les deux suspendent l'envoi. Draft ne met pas les contacts en file, alors que Manual les met en file Needs Review, d'où ils peuvent être envoyés à la main.

Que se passe-t-il quand on repasse un message de Manual à Live ?

Les profils de l'onglet Waiting le reçoivent automatiquement à l'heure d'envoi. Ceux de Needs Review y restent tant que vous ne les relisez pas et ne les envoyez pas.

Send All envoie-t-il à tout le monde dans la file ?

Il s'applique à tous les profils en Needs Review, mais Klaviyo vérifie avant l'envoi s'ils répondent encore aux filtres du message, et saute les autres.

Comment voir les changements de statut programmés ?

Dans l'onglet Flows, sous le statut actuel du flow. L'icône d'historique permet de revoir les changements passés.

Un regard extérieur sur vos flows BFCM ? Nous faisons des audits de préparation Q4, ou vous pouvez échanger directement avec l'équipe Deliver.